Glossar

Aufzeichnungen

In der praktischen Umsetzung des Managementsystems entstehen (z.B. aus Dokumenten) die erforderlichen Aufzeichnungen. Aufzeichnungen werden geführt um nachzuweisen, ob Prozesse/Verfahren und Kontrollinstrumente wie geplant ablaufen.

Dokumente

Dokumente können entweder nur für das AUVA-SGM erstellt oder in die bestehende Dokumentation anderer Managementsysteme (z.B. ISO 9001, ISO 14001) eingebunden werden. Üblicherweise besteht die Dokumentation aus vier hierarchischen Ebenen:

  • Basisdokumentation (z.B. Handbuch)
  • Prozessbeschreibungen/Verfahrensanweisungen
  • Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen
  • Checklisten, Formblätter etc.

Arbeits- und Betriebsanweisungen

Arbeits- und Betriebsanweisungen detaillieren die Vorgaben der Prozessbeschreibungen. Sie richten sich in erster Linie an eine ausführende Person oder Personengruppe mit gleichartiger Tätigkeit. Checklisten, Formblätter Checklisten und Formblätter systematisieren die Prozessabläufe, vereinheitlichen die Aufzeichnungen und erleichtern somit die Auswertung der gesammelten Daten (z.B. Formblätter für die Erfassung von Beinaheunfällen, Formular für Verbesserungsvorschläge).
Durch Ausfüllen einer Checkliste oder eines Formblattes entsteht aus dem Dokument eine Aufzeichnung.

Indikatoren

Indikatoren machen den Verlauf einer Aktion messbar (Frühindikatoren) oder zeigen die Zielerreichung an (Spätindikatoren). Durch sie wird erhoben, ob die gewünschte Wirkung eintritt. Die Zahl der notwendigen Indikatoren und der Umfang der Dokumentation der Messungen können von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein aufgrund

  • der Größe und Struktur der Organisation und
  • der Risiken für die Sicherheit und Gesundheit, die mit den Tätigkeiten verbunden sind.

Prozessbeschreibung/Verfahrensanweisung

In den Prozessbeschreibungen/Verfahrensanweisungen ist der Ablauf der Prozesse/Verfahren nach zeitlich logisch aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten dokumentiert. Meist werden Prozesse nicht von einzelnen Personen allein durchgeführt – aus der Beschreibung ist erkennbar, welche Funktionsträger/innen in welcher Form zum Gelingen eines Prozesses beitragen.

Politik/Leitbild

Politik/Leitbild ist in diesem Regelwerk die Gesamtheit der grundlegenden Entscheidungen, welche die Ausrichtung der Organisation hinsichtlich Sicherheit und Gesundheit auf längere Frist in wesentlichen Grundprinzipien festlegt. Die Politik/ Das Leitbild dient zur Ableitung von Zielen und Programmen.
Bei der Erstellung von Politik/Leitbild soll die Organisation mit den Mitarbeiter/inne/n, insbesondere mit der/dem SGM-Beauftragten, der Belegschaftsvertretung, den Präventivfachkräften und den Sicherheitsvertrauenspersonen zusammenarbeiten. Die Leitung ist dafür verantwortlich, dass der Schutz von Leben und Gesundheit als wichtiges Thema behandelt wird. Die Umsetzung von Politik/Leitbild durch das tägliche Handeln der Vorgesetzten zeigt den Mitarbeiter/inne/n, welchen Stellenwert Sicherheit, Gesundheit und Wohlbefinden in der Organisation haben und ist ein Vorbild für das eigene Verhalten.

Prozesse

Ein Prozess ist eine (meist zeitliche) Abfolge von regelmäßig durchgeführten Tätigkeiten mit einem Start- und Endpunkt. Prozesse durch Verfahren regeln bedeutet, einen Startpunkt für den Prozess zu finden, die Tätigkeitsabfolge zu beschreiben (Wer macht wann was mit wem?) und den Endpunkt zu definieren.
Prozesse

  • entsprechen den Rechtsvorschriften,
  • berücksichtigen den aktuellen Wissensstand,
  • werden regelmäßig bewertet,
  • werden bei Bedarf angepasst,
  • sind den Beteiligten bekannt.

Die relevanten Sicherheit und Gesundheitsschutz betreffenden Prozesse, jedenfalls die in diesem Regelwerk genannten, werden im AUVA-SGM beschrieben. Ausschlüsse von einzelnen Prozessen sind möglich, wenn die Konformität mit diesem Regelwerk erhalten bleibt und Ausschlussgründe dokumentiert werden.
Einen Prozess steuern bedeutet im Sinne des AUVA-SGM-Regelwerks:
  • Festlegung der konkreten Vorgangsweise
  • Kommunikation mit den Betroffenen
  • Bereitstellung von Ressourcen
  • Umsetzung des Prozesses
  • ständige Verbesserung, Schlussfolgerungen und Korrekturmaßnahmen
  • Dokumentation

Basisdokumentation

In der Basisdokumentation findet sich die Politik (z.B. Qualitätspolitik, Sicherheits- und Gesundheitspolitik), die Organisationsstruktur (Aufbauorganisation; Zuständigkeiten und Befugnisse) sowie die Prozessstruktur (Ablauforganisation). Weiters werden grundlegende Ziele und Kontrollmechanismen beschrieben. Die Basisdokumentation ist allgemein gehalten, detaillierte Anweisungen finden sich üblicherweise in den nachgeordneten Dokumenten.

Gesundheit

Gesundheit im Sinne dieses Regelwerks wird verstanden als Gesamtheit von körperlicher, geistiger, sozialer und psychischer Fähigkeit, die Arbeit zu bewältigen. Sie umfasst auch Aspekte des Wohlbefindens und der Arbeitszufriedenheit. Gesundheit erstreckt sich auf das ganze Leben, also auch auf das Leben außerhalb der Organisation.